Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1.Identidad del responsable

Forma Nova, S.A., propietaria y operadora de Rekandia, marca comercial especializada en tecnología y servicios de reclutamiento, selección y gestión de talento, reconoce la importancia de proteger la privacidad y los datos personales de candidatos, usuarios, clientes y demás personas que interactúan con nuestros servicios.

Para efectos de aquellos tratamientos en los que Forma Nova, S.A. determine las finalidades y medios esenciales para utilizar datos personales, será considerada responsable o controlador del tratamiento, según corresponda de acuerdo con la legislación aplicable.

• Responsable: Forma Nova, S.A.
• Marca comercial: Rekandia (anteriormente ReclutaIA)
• NIT: 120999145
• País de operación inicial: Guatemala
• Correo de privacidad: rekandialatam@gmail.com

Esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales explica cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos, analizamos, compartimos, protegemos y, cuando corresponda, eliminamos información personal mediante Rekandia.

Rekandia puede incluir, entre otros servicios:

• Plataforma tecnológica de reclutamiento.
• Applicant Tracking System o ATS.
• Procesos de reclutamiento y preselección.
• Entrevistas digitales.
• Entrevistas asistidas o realizadas mediante inteligencia artificial.
• Formularios y cuestionarios.
• Herramientas de evaluación y clasificación de candidatos.
• Comunicaciones mediante WhatsApp, correo electrónico y otros canales.
• Integraciones con plataformas tecnológicas de terceros.
• Servicios de búsqueda, selección y presentación de candidatos.

Rekandia podrá prestar servicios a usuarios y empresas ubicados en diferentes países de Latinoamérica.

Cuando la legislación aplicable de un país establezca derechos, obligaciones o protecciones adicionales a las contenidas en esta Política, prevalecerán las disposiciones obligatorias de dicha legislación.

2.A quién aplica esta Política

Esta Política puede aplicar a:

• Personas que aplican a una vacante administrada mediante Rekandia.
• Candidatos entrevistados, evaluados o preseleccionados mediante Rekandia.
• Personas que crean un perfil profesional en la plataforma.
• Personas incorporadas legítimamente a una bolsa o base de talento.
• Usuarios de empresas que utilizan Rekandia como ATS.
• Reclutadores y profesionales de recursos humanos.
• Representantes y colaboradores de empresas clientes.
• Usuarios de nuestros sitios web o aplicaciones.
• Personas que interactúan con agentes o herramientas de inteligencia artificial.
• Personas que se comunican con Rekandia mediante correo electrónico, WhatsApp, formularios u otros canales autorizados.

3.Rol de Rekandia y de las empresas contratantes

Dependiendo del servicio utilizado, Forma Nova, S.A., a través de Rekandia, puede actuar bajo distintos roles.

3.1. Rekandia como proveedor tecnológico o encargado del tratamiento

Cuando una empresa utiliza Rekandia para administrar sus propios procesos de selección y dicha empresa determina:

• Qué candidatos participan.
• Qué información se solicita.
• Para qué vacantes se utilizarán los datos.
• Qué criterios serán considerados.
• Cuánto tiempo se conservará la información.

La empresa cliente podrá actuar como responsable o controlador de los datos personales y Rekandia podrá actuar como encargado, operador, procesador o proveedor tecnológico.

En estos casos, Rekandia tratará la información conforme a las instrucciones de la empresa cliente, los acuerdos contractuales aplicables y la legislación correspondiente.

3.2. Rekandia como responsable del tratamiento

Rekandia podrá actuar como responsable del tratamiento cuando determine directamente las finalidades para las cuales se utilizan determinados datos personales. Esto puede ocurrir, entre otros casos, cuando:

• Una persona crea directamente un perfil en Rekandia.
• Rekandia presta servicios propios de reclutamiento.
• Rekandia administra una bolsa de talento.
• El candidato autoriza ser considerado para futuras oportunidades.
• Rekandia administra cuentas de usuarios.
• Rekandia realiza comunicaciones propias.
• Se utilizan determinados datos para seguridad, operación, soporte o mejora de los servicios.

En determinadas situaciones, Rekandia y la empresa cliente podrán asumir responsabilidades independientes respecto de ciertos tratamientos de datos personales.

4.Datos personales que podemos recopilar

La información recopilada dependerá del servicio, la vacante y la forma en que el usuario interactúe con Rekandia.

4.1. Datos de identificación y contacto

• Nombre y apellidos.
• Correo electrónico.
• Número de teléfono.
• País.
• Ciudad, municipio o localidad de residencia.
• Información de contacto proporcionada directamente por la persona.

4.2. Información académica y profesional

• Currículum vitae.
• Formación académica.
• Experiencia laboral.
• Puestos desempeñados.
• Empresas donde ha trabajado.
• Conocimientos técnicos.
• Habilidades.
• Certificaciones.
• Idiomas.
• Referencias profesionales, cuando corresponda.
• Portafolios o enlaces profesionales proporcionados por el candidato.

4.3. Información relacionada con una vacante

Dependiendo de los requisitos legítimos del puesto, podemos solicitar:

• Disponibilidad laboral.
• Disponibilidad de horario.
• Disponibilidad para viajar.
• Disponibilidad geográfica.
• Expectativa salarial.
• Experiencia específica.
• Conocimientos relacionados con el puesto.
• Disponibilidad de transporte cuando sea relevante para la posición.
• Respuestas a preguntas de preselección.
• Resultados de evaluaciones.
• Información relacionada con requisitos indispensables de una vacante.

4.4. Información proporcionada durante entrevistas

• Respuestas escritas.
• Respuestas mediante chat.
• Información proporcionada mediante formularios.
• Respuestas durante entrevistas digitales.
• Información proporcionada mediante WhatsApp u otros canales.
• Respuestas a preguntas realizadas por agentes de inteligencia artificial.

Cuando corresponda, las entrevistas podrán ser transcritas, resumidas o analizadas mediante herramientas tecnológicas.

4.5. Información generada durante el proceso

Rekandia o la empresa cliente podrán generar:

• Historial de postulaciones.
• Estado dentro de un proceso de selección.
• Notas de reclutamiento.
• Resúmenes de entrevistas.
• Resultados de cuestionarios.
• Evaluaciones.
• Indicadores de compatibilidad.
• Puntuaciones.
• Rankings o clasificaciones.
• Recomendaciones.
• Indicadores sobre cumplimiento de requisitos.
• Información derivada del análisis del perfil profesional.

4.6. Información técnica

Cuando una persona utiliza nuestra plataforma, sitio web o herramientas digitales, podremos recopilar información como:

• Dirección IP.
• Tipo de dispositivo.
• Sistema operativo.
• Navegador.
• Identificadores técnicos.
• Fecha y hora de acceso.
• Registros de actividad.
• Información sobre funcionalidades utilizadas.
• Registros de seguridad.
• Información relacionada con errores técnicos.
• Información necesaria para prevenir fraude o accesos no autorizados.

5.Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser utilizados para:

• Registrar una candidatura.
• Crear y administrar un perfil profesional.
• Permitir la participación en procesos de reclutamiento.
• Gestionar candidatos dentro de un ATS.
• Verificar requisitos de una vacante.
• Realizar preguntas de preselección.
• Realizar entrevistas iniciales.
• Analizar respuestas.
• Organizar y clasificar candidatos.
• Generar resúmenes de perfiles.
• Generar resúmenes de entrevistas.
• Generar evaluaciones, puntuaciones o indicadores.
• Comparar información del candidato con requisitos de una posición.
• Identificar candidatos potencialmente compatibles con una vacante.
• Generar recomendaciones para reclutadores.
• Facilitar la comunicación entre candidatos y empresas.
• Compartir información con la empresa responsable de una vacante.
• Coordinar entrevistas.
• Informar sobre el avance de un proceso.
• Administrar procesos internos de contratación.
• Permitir a empresas clientes utilizar Rekandia como sistema ATS.
• Administrar cuentas y usuarios.
• Proporcionar soporte técnico.
• Garantizar la seguridad de nuestros servicios.
• Prevenir fraude, abuso o accesos no autorizados.
• Generar estadísticas.
• Mejorar nuestros productos y servicios.
• Cumplir obligaciones legales o contractuales.
• Atender requerimientos de autoridades competentes.
• Ejercer o defender derechos legales.

6.Finalidades opcionales

Cuando exista autorización o fundamento legal suficiente, Rekandia podrá utilizar determinada información para:

• Incorporar el perfil del candidato a una bolsa de talento.
• Considerarlo para futuras oportunidades laborales diferentes de aquella a la que originalmente aplicó.
• Informarle sobre nuevas vacantes potencialmente compatibles con su perfil.
• Enviar determinadas comunicaciones informativas.
• Enviar comunicaciones comerciales o promocionales cuando corresponda.

Cuando la legislación aplicable lo requiera, estas finalidades serán sometidas a una autorización separada.

La persona podrá solicitar posteriormente que su información deje de utilizarse para futuras oportunidades escribiendo a rekandialatam@gmail.com.

7.Uso de inteligencia artificial

Rekandia utiliza o podrá utilizar sistemas de inteligencia artificial, automatización y análisis algorítmico para apoyar determinados procesos de reclutamiento. Estas herramientas pueden utilizarse para:

• Analizar información contenida en currículums.
• Extraer y organizar información profesional.
• Interpretar respuestas proporcionadas por candidatos.
• Formular preguntas de preselección.
• Realizar entrevistas iniciales automatizadas.
• Analizar entrevistas.
• Transcribir o resumir respuestas.
• Identificar el cumplimiento de requisitos definidos para una vacante.
• Comparar información profesional con los requisitos de un puesto.
• Generar indicadores.
• Generar puntuaciones.
• Ordenar o priorizar candidatos.
• Generar recomendaciones.
• Identificar posibles coincidencias entre personas y oportunidades laborales.

Los resultados generados mediante inteligencia artificial son herramientas de apoyo al proceso de reclutamiento. Un puntaje, clasificación, resumen o recomendación generada mediante Rekandia:

• No garantiza una contratación.
• No constituye por sí misma una certificación de idoneidad.
• No garantiza el desempeño futuro de una persona.
• No deberá considerarse aisladamente como una decisión definitiva.

La decisión final de entrevistar, avanzar, seleccionar, contratar o rechazar a un candidato corresponde normalmente a la empresa responsable de la vacante.

Rekandia procura que aquellas decisiones que puedan producir efectos jurídicos o afectar significativamente los intereses de una persona no dependan exclusivamente de decisiones automatizadas cuando la legislación aplicable otorgue protecciones específicas frente a este tipo de tratamiento.

Cuando corresponda legalmente, el candidato podrá solicitar información adicional, manifestar oposición o solicitar revisión humana respecto de determinados tratamientos automatizados.

8.Información proporcionada antes de una entrevista

Antes de iniciar una entrevista, evaluación o conversación automatizada, Rekandia podrá informar al candidato que:

• Está participando en un proceso de reclutamiento.
• La información proporcionada será registrada y procesada.
• Pueden utilizarse sistemas de inteligencia artificial.
• Sus respuestas pueden ser analizadas.
• Podrán generarse resúmenes, evaluaciones, puntuaciones o recomendaciones.
• La información podrá ponerse a disposición de la empresa responsable de la vacante.
• Esta Política de Privacidad se encuentra disponible para su consulta.

Cuando corresponda, se solicitará al candidato una acción afirmativa como “Acepto y continuar” o una expresión equivalente antes de comenzar el proceso.

9.Consentimientos y autorizaciones electrónicas

Cuando el consentimiento sea necesario para determinado tratamiento, éste podrá ser otorgado mediante mecanismos electrónicos que permitan manifestar de manera razonable la voluntad de la persona. Estos mecanismos podrán incluir:

• Botones de aceptación.
• Casillas de selección.
• Formularios electrónicos.
• Confirmaciones dentro de la plataforma.
• Respuestas afirmativas mediante WhatsApp u otros sistemas de mensajería.
• Otros mecanismos tecnológicos permitidos por la legislación aplicable.

Rekandia podrá conservar evidencia de dicha autorización. Esta evidencia podrá incluir:

• Identificador del candidato o usuario.
• Fecha y hora de aceptación.
• Vacante asociada.
• Empresa asociada.
• Versión de la Política de Privacidad presentada.
• Registro de la aceptación.
• Identificador de sesión.
• Dirección IP cuando corresponda.
• Registro de autorizaciones opcionales aceptadas o rechazadas.

El titular podrá revocar los consentimientos que legalmente sean revocables mediante solicitud a rekandialatam@gmail.com. La revocación no tendrá efectos retroactivos sobre tratamientos realizados legítimamente con anterioridad.

10.Datos personales sensibles

Un currículum, entrevista, formulario u otro documento puede contener voluntariamente información considerada sensible o especialmente protegida por determinadas legislaciones. Esta información puede incluir datos relacionados con:

• Salud.
• Discapacidad.
• Origen racial o étnico.
• Creencias religiosas.
• Opiniones políticas.
• Afiliación sindical.
• Información genética.
• Datos biométricos utilizados para identificar de manera única a una persona.
• Vida u orientación sexual.
• Otras categorías consideradas sensibles por la legislación aplicable.

Rekandia recomienda a candidatos y empresas no proporcionar ni solicitar información sensible salvo cuando sea legítimamente necesaria para una finalidad específica y su tratamiento esté permitido legalmente.

Cuando el tratamiento de datos sensibles requiera consentimiento expreso, escrito u otra autorización especial, deberán utilizarse los mecanismos exigidos por la legislación aplicable.

Rekandia no tiene como finalidad utilizar categorías sensibles como criterios discriminatorios para determinar la capacidad profesional de una persona.

11.No discriminación

Las herramientas de Rekandia están destinadas a apoyar procesos de reclutamiento basados en criterios relacionados con los requisitos legítimos de una vacante. Rekandia no está diseñada para facilitar decisiones discriminatorias basadas en características protegidas por la legislación aplicable.

Las empresas clientes son responsables de:

• Definir requisitos legítimos.
• Utilizar criterios pertinentes.
• Cumplir las leyes laborales aplicables.
• Cumplir las normas contra la discriminación.
• Revisar adecuadamente las recomendaciones generadas por la plataforma.

12.Fuentes de información

Podemos obtener datos personales:

• Directamente del titular.
• Mediante una aplicación a una vacante.
• Mediante formularios.
• Mediante entrevistas.
• De una empresa cliente.
• De reclutadores o consultores autorizados.
• Mediante integraciones autorizadas.
• De plataformas de empleo.
• Mediante canales de comunicación utilizados por el candidato.
• De fuentes legítimamente accesibles al público cuando la legislación aplicable lo permita.
• De terceros que manifiesten contar con autorización o fundamento legal suficiente para proporcionar la información.

13.Compartición de información con empresas contratantes

Cuando una persona aplica a una vacante o participa en un proceso de selección, su información podrá ponerse a disposición de:

• La empresa responsable de la vacante.
• Usuarios autorizados de dicha empresa.
• Reclutadores autorizados.
• Profesionales de recursos humanos.
• Consultores legítimamente involucrados en el proceso de selección.

La información deberá utilizarse únicamente para finalidades legítimas relacionadas con el proceso de reclutamiento correspondiente o para otras finalidades autorizadas.

14.Proveedores tecnológicos

Para operar Rekandia podemos utilizar proveedores externos especializados en:

• Infraestructura tecnológica.
• Servicios en la nube.
• Bases de datos.
• Inteligencia artificial.
• Procesamiento de información.
• WhatsApp.
• Mensajería.
• Correo electrónico.
• Analítica.
• Ciberseguridad.
• Autenticación.
• Automatización.
• Soporte técnico.
• Facturación.
• Pagos.
• Integraciones de software.

Estos proveedores podrán tratar determinada información únicamente en la medida necesaria para proporcionar sus servicios. Rekandia procurará utilizar proveedores que mantengan medidas razonables de seguridad, confidencialidad y protección de datos.

15.Transferencias internacionales de datos

Rekandia tiene vocación regional. Por esta razón, usuarios, clientes, proveedores, infraestructura tecnológica o sistemas utilizados para prestar nuestros servicios pueden encontrarse en diferentes países.

Los datos personales podrían ser:

• Almacenados en otro país.
• Procesados desde otro país.
• Consultados desde otro país.
• Transferidos a proveedores tecnológicos internacionales.

Cuando la legislación aplicable establezca requisitos especiales para las transferencias internacionales, Rekandia procurará implementar los mecanismos correspondientes. Estos mecanismos pueden incluir:

• Acuerdos contractuales.
• Cláusulas de protección de datos.
• Acuerdos de confidencialidad.
• Consentimientos.
• Evaluaciones de proveedores.
• Medidas técnicas y organizativas.
• Otros mecanismos permitidos por la legislación correspondiente.

16.Rekandia no vende bases de candidatos

Forma Nova, S.A. no vende bases de datos personales de candidatos como producto para que terceros puedan utilizarlas libremente con finalidades ajenas a los servicios legítimos de reclutamiento, selección o gestión de talento.

El acceso a información de candidatos por parte de empresas deberá estar relacionado con procesos legítimos de reclutamiento u otras finalidades debidamente autorizadas.

17.Bolsa de talento y futuras oportunidades

Cuando exista autorización o fundamento legal suficiente, Rekandia podrá conservar información de un candidato para considerarlo en futuras oportunidades laborales. Esto puede permitir:

• Identificar nuevas vacantes compatibles.
• Contactar al candidato para procesos futuros.
• Presentar nuevas oportunidades.
• Mantener un perfil profesional dentro de la plataforma.

Cuando la legislación aplicable requiera consentimiento para esta finalidad, se solicitará de manera independiente.

El candidato podrá solicitar que su información deje de utilizarse para futuras oportunidades escribiendo a rekandialatam@gmail.com.

18.Conservación de la información

Los datos personales serán conservados únicamente durante el período razonablemente necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recopilados. También podrán conservarse cuando sea necesario para:

• Cumplir obligaciones legales.
• Cumplir obligaciones contractuales.
• Resolver controversias.
• Prevenir fraude.
• Mantener la seguridad.
• Defender derechos.
• Cumplir períodos legales de prescripción.

Cuando Rekandia actúe como proveedor o encargado de una empresa cliente, los períodos de conservación podrán depender de las instrucciones o configuraciones de dicha empresa.

Cuando los datos dejen de ser necesarios, podrán ser eliminados, bloqueados, anonimizados o disociados. Las copias de respaldo podrán conservar determinadas versiones durante períodos técnicos adicionales mientras completan sus ciclos normales de eliminación.

19.Seguridad de la información

Forma Nova, S.A. procurará implementar medidas administrativas, técnicas y organizativas razonables y proporcionales para proteger la información contra:

• Acceso no autorizado.
• Pérdida.
• Alteración.
• Destrucción.
• Divulgación indebida.
• Uso no autorizado.

Las medidas podrán incluir:

• Controles de acceso.
• Autenticación.
• Administración de roles y permisos.
• Registros de actividad.
• Copias de seguridad.
• Medidas de ciberseguridad.
• Cifrado cuando resulte apropiado.
• Procedimientos internos.
• Obligaciones de confidencialidad.

No obstante, ningún sistema conectado a Internet puede garantizar seguridad absoluta. Los usuarios y empresas clientes también son responsables de proteger sus credenciales y administrar correctamente los accesos otorgados a sus usuarios.

20.Incidentes de seguridad

En caso de identificar un incidente de seguridad relacionado con datos personales, Forma Nova, S.A. evaluará su naturaleza, alcance y posibles efectos. Se adoptarán medidas razonables destinadas a:

• Contener el incidente.
• Reducir sus posibles efectos.
• Investigar su origen.
• Proteger la información afectada.
• Evitar incidentes similares cuando sea razonablemente posible.

Cuando resulte exigido por la legislación aplicable, se realizarán las notificaciones correspondientes a titulares, empresas clientes y/o autoridades competentes.

21.Derechos de las personas

Dependiendo de la legislación aplicable, una persona podrá tener derecho a:

• Conocer si tratamos datos personales relacionados con ella.
• Acceder a sus datos.
• Solicitar la rectificación de información incorrecta.
• Actualizar su información.
• Solicitar cancelación o eliminación cuando corresponda.
• Oponerse a determinados tratamientos.
• Solicitar limitación de determinados usos.
• Revocar un consentimiento cuando sea legalmente procedente.
• Solicitar información sobre las finalidades del tratamiento.
• Solicitar información sobre determinados destinatarios de los datos.
• Solicitar portabilidad cuando sea aplicable.
• Oponerse a determinados tratamientos automatizados.
• Solicitar revisión humana cuando corresponda.
• Presentar reclamaciones ante las autoridades competentes.

Dependiendo del país, estos derechos pueden denominarse derechos ARCO, habeas data, autodeterminación informativa, derechos de acceso, rectificación, supresión u oposición, u otros términos equivalentes.

22.Cómo ejercer derechos sobre datos personales

Para realizar una solicitud relacionada con sus datos personales, el titular podrá escribir a rekandialatam@gmail.com.

La solicitud deberá incluir razonablemente:

• Nombre del titular.
• Derecho que desea ejercer.
• Información o proceso al que se refiere.
• Datos suficientes para localizar la información.
• Medio de contacto para recibir respuesta.

Rekandia podrá solicitar información adicional razonablemente necesaria para verificar la identidad del solicitante y proteger la información frente a accesos no autorizados.

La solicitud será atendida dentro de los plazos establecidos por la legislación aplicable. Cuando Rekandia trate determinada información exclusivamente siguiendo instrucciones de una empresa cliente, podremos remitir la solicitud a dicha empresa o colaborar con ella para atenderla.

23.Revocación y limitación del tratamiento

Cuando corresponda, una persona podrá solicitar:

• Dejar de ser considerada para futuras oportunidades.
• Ser retirada de una bolsa de talento.
• Dejar de recibir comunicaciones promocionales.
• Revocar determinadas autorizaciones.
• Limitar determinados usos de su información.

Estas solicitudes podrán realizarse mediante rekandialatam@gmail.com.

La revocación o limitación no afectará los tratamientos realizados legítimamente antes de recibir la solicitud ni aquellos que deban mantenerse debido a obligaciones legales.

24.Comunicaciones con candidatos

Rekandia o la empresa contratante podrán contactar a un candidato utilizando los datos proporcionados para comunicaciones relacionadas con:

• La vacante a la que aplicó.
• Entrevistas.
• Evaluaciones.
• Solicitudes de información adicional.
• Coordinación de citas.
• Actualizaciones del proceso.
• Próximos pasos.
• Soporte relacionado con la candidatura.

Las comunicaciones relacionadas con otras oportunidades laborales estarán sujetas a la autorización o fundamento legal correspondiente.

25.Comunicaciones promocionales

Cuando Rekandia envíe comunicaciones de naturaleza promocional y la legislación aplicable exija autorización, éstas serán enviadas únicamente cuando exista el fundamento correspondiente.

Los usuarios podrán solicitar dejar de recibir este tipo de comunicaciones mediante los mecanismos de cancelación disponibles o escribiendo a rekandialatam@gmail.com.

La cancelación de comunicaciones promocionales no necesariamente impide recibir mensajes necesarios para administrar una cuenta o participar en un proceso de selección activo.

26.Cookies y tecnologías similares

Los sitios web y aplicaciones de Rekandia podrán utilizar cookies, identificadores, almacenamiento local, píxeles y tecnologías similares. Estas tecnologías podrán utilizarse para:

• Mantener sesiones.
• Recordar preferencias.
• Brindar seguridad.
• Analizar el funcionamiento de nuestros servicios.
• Medir rendimiento.
• Identificar errores.
• Mejorar funcionalidades.

Cuando corresponda legalmente, se proporcionarán mecanismos para aceptar, rechazar o configurar aquellas cookies que no sean estrictamente necesarias.

27.Información anonimizada y agregada

Rekandia podrá generar y utilizar información anonimizada, disociada o agregada para:

• Crear estadísticas.
• Analizar tendencias.
• Evaluar el funcionamiento de la plataforma.
• Mejorar funcionalidades.
• Realizar investigación interna.
• Desarrollar productos y servicios.
• Analizar procesos de reclutamiento.

Cuando dicha información ya no permita razonablemente identificar a una persona conforme a la legislación aplicable, podrá dejar de considerarse dato personal.

28.Desarrollo y mejora de inteligencia artificial

Rekandia podrá utilizar datos anonimizados, agregados o disociados para evaluar sistemas, mejorar algoritmos, mejorar funcionalidades, medir precisión y optimizar procesos.

Cuando se utilicen proveedores externos de inteligencia artificial, Rekandia procurará adoptar configuraciones, condiciones contractuales y medidas razonables destinadas a proteger la información y limitar su utilización a las finalidades correspondientes.

29.Menores de edad

Rekandia está principalmente dirigida a personas que cuentan con edad legal suficiente para participar en procesos laborales conforme a la legislación de su país.

Cuando una persona menor de edad pueda legalmente trabajar, el tratamiento de sus datos deberá realizarse de acuerdo con las protecciones, consentimientos y autorizaciones requeridas por la legislación aplicable.

Rekandia no busca recopilar intencionalmente información de niños que no tengan edad legal para participar en procesos laborales.

30.Responsabilidades de las empresas clientes

Las empresas que utilizan Rekandia son responsables, según corresponda, de:

• Utilizar los datos únicamente para finalidades legítimas.
• Cumplir las normas laborales aplicables.
• Cumplir las normas de protección de datos correspondientes.
• Utilizar criterios de selección legales y no discriminatorios.
• Proporcionar avisos de privacidad cuando sean necesarios.
• Limitar el acceso a personal autorizado.
• Proteger sus credenciales.
• Administrar adecuadamente los permisos.
• Atender los derechos de los titulares cuando actúen como responsables.
• No divulgar información de candidatos para finalidades incompatibles o ilícitas.
• Revisar adecuadamente las recomendaciones generadas mediante inteligencia artificial.

Rekandia podrá limitar o suspender determinados accesos cuando tenga razones suficientes para considerar que existe un uso abusivo, fraudulento, ilícito o contrario a las condiciones contractuales.

31.Integraciones y servicios de terceros

Rekandia podrá permitir integraciones con sistemas de recursos humanos, plataformas de empleo, servicios de mensajería, WhatsApp, correo electrónico, calendarios, aplicaciones empresariales, herramientas de inteligencia artificial y otros servicios tecnológicos.

Cuando un usuario o empresa decida utilizar una integración externa, determinados datos podrán ser transmitidos al proveedor correspondiente. Los servicios externos que operen de manera independiente estarán sujetos a sus propias políticas de privacidad y términos de uso.

32.Enlaces a sitios de terceros

Nuestros sitios, mensajes o plataforma pueden incluir enlaces a páginas o servicios externos. Rekandia no controla las prácticas de privacidad de dichos servicios independientes.

Recomendamos revisar las políticas de privacidad del tercero correspondiente antes de proporcionar información directamente mediante dichos servicios.

33.Operaciones corporativas

En caso de fusión, adquisición, reorganización, inversión, financiamiento, venta de activos, transformación empresarial o cambio de control, determinada información podría formar parte de la operación correspondiente.

En estos casos, Rekandia procurará mantener las obligaciones aplicables de confidencialidad y protección de datos.

34.Expansión internacional

Rekandia podrá ampliar sus operaciones a nuevos países, establecer alianzas, incorporar proveedores internacionales, crear entidades relacionadas o modificar su estructura empresarial. Cuando esta expansión implique modificaciones materiales en la forma en que se tratan los datos personales, esta Política podrá actualizarse.

Cuando la legislación de un país requiera avisos adicionales, consentimientos específicos, representantes locales, registros de bases de datos, procedimientos especiales, cláusulas particulares, requisitos adicionales sobre inteligencia artificial o reglas específicas sobre transferencias internacionales, Rekandia adoptará las medidas correspondientes antes o durante su operación formal en dicha jurisdicción.

35.Modificaciones de esta Política

Esta Política podrá actualizarse periódicamente como consecuencia de cambios legales, incorporación de nuevos países, nuevas funcionalidades, nuevos servicios, nuevos proveedores, integraciones, evolución tecnológica o modificaciones en nuestras prácticas internas.

La versión y la fecha de la última actualización aparecen al inicio de este documento.

Cuando un cambio sea material y la legislación aplicable lo requiera, Rekandia podrá comunicarlo mediante la plataforma, el sitio web, correo electrónico, WhatsApp u otros medios razonablemente adecuados. Cuando una modificación requiera un nuevo consentimiento, éste será solicitado antes de realizar el tratamiento correspondiente.

36.Aplicación internacional

Esta Política establece un marco general de privacidad para las operaciones de Rekandia. Su aplicación estará sujeta a las disposiciones obligatorias de las jurisdicciones en las cuales resulte aplicable el tratamiento de datos personales.

Cuando una legislación local establezca requisitos adicionales en materia de consentimiento, derechos de titulares, transferencias internacionales, conservación, registro de bases de datos, inteligencia artificial, decisiones automatizadas, seguridad, notificación de incidentes, tratamiento de datos sensibles o autoridades de protección de datos, Forma Nova, S.A. y/o la empresa cliente correspondiente deberán adoptar las medidas adicionales necesarias.

37.Contacto y privacidad

Para consultas, solicitudes, ejercicio de derechos, revocación de consentimientos o cualquier asunto relacionado con privacidad y protección de datos personales: